Cómo organizar una comida de trabajo

Cómo organizar una comida de trabajo
Foto | ©BigStock
Actualizado: 31.05.19 - 07:00

Comida trabajo

Tanto en España como en otros países, las comidas de trabajo son un clásico para cerrar un contrato o acercar posturas en una negociación.
Hace tan solo unos años se acostumbraba a que este tipo de comidas fueran copiosas y terminaran con una larga sobremesa. Hoy en día las comidas de negocios es mucho más ligeras y se han acortado en el tiempo a causa de las apretadas agendas que todos tenemos.

A continuación, te explicamos cómo organizar una comida de negocios y el protocolo que debes seguir en ellas.

La elección del restaurante

Dependiendo del tipo de reunión, empresa, o del tipo de invitados, la decisión del lugar para celebrar la comida será clave. Hay que estudiar si debe ser un sitio discreto, céntrico, si se quiere dar una imagen de poderío con la invitación y hay que elegir un restaurante de nivel, o si necesitamos un restaurante que cuente con un reservado en el que hablar con intimidad de los detalles de la negociación.

Reserva la mesa con varios días de antelación para evitar sorpresas. Es aconsejable que especifiques si prefieres una mesa redonda o cuadrada. Si quieres disimular las jerarquías, elige una mesa redonda ya que además, predispone a la negociación. Si la comida es muy formal y asisten autoridades oficiales y directivos de grandes empresas, quizás debas colocar tarjetas en cada sitio para indicar la posición de cada comensal.

Existen múltiples normas protocolarias a la hora de colocar a los invitados en la mesa, pero las normas esenciales indican que las mujeres tienen mayor importancia que los hombres y, por ese motivo, debería sentarse a su derecha. Los mayores también tienen mayor precedencia sobre los más jóvenes. Si los invitados ocupan el mismo cargo o tienen la misma edad, el sexo marca la importancia.

La invitación, personalmente

Una vez que hemos elegido el restaurante, lo más adecuado es invitar personalmente al resto de asistentes en lugar de hacerlo a través del secretario/a o de un empleado.

El anfitrión debe llegar el primero

Estar en el restaurante unos minutos antes de que lo hagan los invitados es lo correcto. Lo mejor es esperarlos en la barra del restaurante, un lugar en el que podrás recibir a los invitados y darles la bienvenida de forma personalizada y distendida. Dependiendo del tipo de comida que se trate, puedes valorar la opción de ofrecer un aperitivo, ya que ganas tiempo hasta que todos los invitados lleguen (si se trata de muchos) y facilitas el conocimiento mutuo.

Es aconsejable contar con un servicio de guardarropa para no amontonar chaquetas y abrigos en las sillas.

En la mesa

Una vez que estamos todos, es el momento de pasar a la mesa y pasar a la comida propiamente dicha. En este caso, tenemos dos opciones. La primera, establecer un menú previamente cerrado con el restaurante. Una opción que se utiliza bastante cuando hay numerosos asistentes. Aún así, sobre todo cuando queremos quedar bien con los invitados, o si necesitamos agradarles para cerrar un trato, lo mejor es comer a la carta para que cada invitado elija el plato que prefiere. Si quieres quedar bien, y siempre que conozcas ya el restaurante, puedes recomendar algún plato estrella del establecimiento, además de pedir los vinos para maridar con los platos.

Si los asistentes son extranjeros o si la comida es en otro país, deberías valorar la opción de contar con un intérprete. La negociación puede ir al traste por una mala interpretación. En esos casos, el intérprete deberá comer antes o después. Nunca durante la comida en sí misma. Además, deberá estar situado entre las dos personas que lideren la negociación, ligeramente retirado hacia atrás.

Cuida la conversación

El anfitrión será el encargado de liderar la conversación, iniciándola tras sentarse a la mesa, integrando a los invitados, y centrando los temas, sobre todo en los momentos en los que se hable de trabajo. Una vez que se ha entrado en materia, es importante dirigir los temas, evitando que se hable de trivialidades que podrían empañar los éxitos y el objetivo de la comida. Por supuesto, en la mesa hay que evitar hablar de política, religión, fútbol o de cualquier tema que pueda resultar polémico y que pueda dificultar el desarrollo de las conversaciones.

Poco alcohol

Hace unos años, era impensable tener una comida de negocios sin el vino durante la comida y las copas en la sobremesa. En la actualidad, esta costumbre ha ido desapareciendo. Además de que después de estas comidas se suele volver al trabajo, la seguridad al volante, etc, nunca es recomendable tomar demasiado alcohol en ellas, ya que si queremos controlar la conversación, manejar las distintas situaciones que puedan aparecer, o negociar de forma brillante, es importante no beber demasiado para evitar perder nuestras capacidades.

La sobremesa

La sobremesa es esencial en las comidas de negocios ya que en ella es generalmente cuando se cierran los acuerdos. Por ese mismo motivo, no hay que salir corriendo al terminar la comida. Sin embargo, tampoco es recomendable prolongarla demasiado. Si observas que se prolonga demasiado y no se cierra el contrato que esperabas, propón un nuevo encuentro o reunión.

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